3 apps de organização que vão colocar sua rotina em dia
Para quando você está cheio de coisas para fazer e não imagina nem por onde começar, há dicas e apps de organização pessoal que podem te ajudar muito a controlar mais sua rotina e acabar com suas dores de cabeça!
Quer saber? Então é só continuar lendo!
O que significa ser uma pessoa organizada?
Geralmente as pessoas consideradas organizadas são como aquele colega de sala da faculdade ou de escritório que não consegue deixar ninguém tocar nas suas coisas porque, caso contrário, surta e que todos ovacionam com um “nossa, como você é organizado!”, porém, as coisas correm um pouquinho diferente disso.
Organização, diferentemente do que se estigmatiza, é quase uma arte, mas da qual não precisamos ser Marie Kondo para aproveitar de suas maravilhas. Basta separar um tempinho na rotina para:
– Definir o que fazer
– Em quanto tempo fazer
– Porque fazer
Estes três passos básicos, que serão discutidos mais adiante são os principais antes de se começar a usar ferramentas digitais, sejam elas apps simples ou dashboards mais completos (calma que diferenciaremos estes termos depois), afinal, do que adianta se ter uma chave de roda nas mãos, sendo que o que você precisa é apertar um parafuso?
Desmistificando os Três Passos
Estas são as coisas mais básicas e “estúpidas”, que estão disponíveis desde de os tempos antigos, porém são deixadas de lado, mesmo sendo de extrema importância para nossa organização pessoal.
Você imagina o que é? Lá vai…!
Mas antes você bem que podia dar uma passada nas nossas redes, hein? Não se esqueça de depois que ler o texto passar lá no nosso Instagram que vai ter um monte de conteúdo tão bom quanto este te esperando!
… e a resposta… são as maravilhosas listas!
Alan Pauls, escritor Argentino diz que as listas, neste mundo caótico e infindável de hoje, têm a função de “colocar certa ordem em nossos desejos”.
Desta forma você verá que basicamente todo app que for mostrado aqui se baseia nesta simples e antiga lógica, porém de forma a ampliá-la para abordar mais suas necessidades de organização nos dias atuais.
Agora passemos às nossas definições:
O que você tem que fazer?
Na maioria das vezes em que você se encontra de cabeça cheia e que não sabe por onde começar a resolver suas pendências , pode ser por falta de uma simples lista, como dito acima.
O ato de listar por si só já é comprovadamente muito importante para que você possa perceber o que tem que fazer. Ele está diretamente ligado à sua memória; desafogar um pouco o cérebro, deixando aquele monte de informações em um local seguro é extremamente importante, ainda mais se você optar por escrever à mão!
Tenha sempre a câmera do celular consigo, ou um bloco de anotações, isso te ajuda não só em momentos em que você precisa anotar algo para não fugir da memória ou para quando tem aquela ideia para um projeto incrível (esta é inclusive uma ótima dica para criatividade, veja mais sobre isso aqui).
A que área da sua vida esta tarefa se liga?
É muito importante também saber agrupar os elementos de sua lista de tarefas em segmentos. Basta pensar nas grandes áreas da sua vida, como por exemplo: projetos, casa, tarefas pessoais, saúde e beleza, filhos, educação, cursos, projetos e assim por diante.
Dica: coloque cores diferentes para cada uma destas coisas!
Quanto tempo você tem para fazer as tarefas?
Muitas das coisas que temos para fazer não dependem 100% de você, ou seja, estão relacionadas a terceiros, como uma consulta médica, uma reunião escolar dos filhos ou um trabalho que deve ser entregue a um cliente. Assim, você deve se atentar aos prazos e priorizar as tarefas de acordo com o tempo que você tem para concluí-las.
Dessa forma você pode elencar nos primeiros lugares da sua lista estas tarefas mais urgentes.
Divida sua tarefa em subtarefas de acordo com o tempo
Imagine um problema grande de uma empresa sua, ou um outro em sua casa, quando os problemas vêm inesperadamente é comum que você se assuste e fique sem saber o que fazer.
Para que o desespero inicial suma, você se acalme e, principalmente faça alguma coisa para resolver aquilo, é bom que você busque repartir seu problema em partes mais simples e visualizáveis; quanto mais você destrinchar aquele problema enorme, mais fácil será resolvê-lo.
O grande porquê
Grande parte da nossa dor de cabeça diária pela quantidade enorme de tarefas, como dito, ocorre por que não entendemos muito bem o que fazer, como eu disse. Mas pior do que isso, é nos importarmos com coisas que, no fundo, não são tão importantes.
Isso significa que neste ponto da sua reflexão sobre suas tarefas, é bacana você pensar no motivo de você estar fazendo aquelas coisas.Se lembra que eu disse que uma coisa grande pode ser dividida em partes para ser solucionada? Então, as tarefas, já que estão relacionadas a partes da sua vida, significam muito sobre o que você está sentindo em relação à elas.
Será que você está muito sobrecarregado? Está fazendo coisas demais para os outros e poucas para si mesmo? Está priorizando a saúde? Trabalhando demais? Pense bem!
Dicas de Apps e Dashboards
Antes de entrarmos em termos técnicos a respeito do mundo dos apps, vou te mostrar o que é um dashboard.
Um dashboard, em português Painel de Controle, nada mais é que um quadro de visualização digital que te permite organizar coisas de forma sistemática e analisável, seja por meio de estatísticas ou outras diversas formas. Pode ser feito por meio de aplicativos, manualmente através do Excel, ou ainda, fugindo do digital, primitivamente na folha de papel.
Lembra-se que eu disse que as listas evoluíram de acordo com nossas demandas? Então, é neste ponto em que percebemos isso, uma interconexão de listas que se integram para desafogar nossas cabeças e nos organizarmos.
Google Keep
Sem muito tempo para escrever as tarefas à mão, ou sempre esquecendo do bloquinho em casa? O Google Keep te ajuda com este problema. Com um sistema que lembra os famosos post-it’s, é simples se organizar.
A tela quando você abre o app se torna uma parede repleta de cartõezinhos que podem ser customizáveis por cores e etiquetas, esta última que, lá vai uma dica, pode se assemelhar com seu sistema de organização por áreas da vida.
Outra dica: Não saia por aí anotando tudo e esquecendo de jogar fora o que já não serve mais, se não seu app vai ficar uma bagunça. A lixeira do Keep só apaga permanentemente as notas após 7 dias, então pode ficar tranquilo.
Há outras opções de apps, como o One Note ou o Ever Note também, vai de você escolher qual você se adapta melhor. Detalhe, o último apresenta versão gratuita e paga.
Trello
O Trello é um ótimo exemplo de dashboard. Com um layout que trabalha basicamente 3 pilares: a fazer, fazendo e terminado, através de um sistema de arrasta e solta com o mouse que se baseia em:
- Times: Que podem ser o nome da empresa, ou uma área da sua vida…
- Quadros: Contidos dentro dos Times, são agregadores de listas, ou seja, por exemplo, se o seu time é o da sua empresa, seus quadros serão os setores, como administração, marketing, financeiro, e assim por diante.
- Listas: Agregam os cartões e podem ser renomeadas
- Cartões: São, basicamente as tarefas. Para manejá-las pode-se criar checklists, colocar prazos, adicionar anexos e, caso ela seja compartilhada, comentar os avanços feitos.
Tudo isso dentro de um só aplicativo!
O Trello é eficiente não só para tarefas, mas para outros processos, como organização de leituras de acordo com gênero, filmes que você já assistiu e muitas outras coisas de acordo com a sua criatividade.
O Trello é gratuito, porém também apresenta uma função paga que abre espaço para outros usos como quadros ilimitados por time ou usos de pop-ups (apps integrados) ilimitados.
Outras opções super semelhantes ao Trello (concorrentes aliás, rs) são a Asana e o Monday.com, então, caso você não se adapte, dá para escolher entre outras opções.
Any.do
Para os mais práticos que só querem automatizar, digamos assim, a lista de tarefas, há o Any. do, que trabalha basicamente com 4 listas: tarefas do dia, de amanhã, depois de amanhã e algum dia. As três primeiras são sempre atualizadas automaticamente, ou seja, se você deixou de fazer uma coisa hoje, esta tarefa passa para o dia seguinte diretamente.
A última lista, por não se atualizar pode ser reservada para projetos ou coisas sem data definida.
Há também a possibilidade de se criar uma lista de compras e também criar etiquetas para classificar suas tarefas. Além de tudo isso poder estar na tela de seu celular através de um widget suuuper prático.
E aí, gostou, não se esqueça de dar uma passada em nossos outros textos, clicando aqui.
Ah, se você quer saber como funciona a organização de uma agência, venha tomar um café com a gente e conhecer a tribo! A gente não para e aposto que você também não!
Referências:
Anotações te ajudam na memória e na produtividade | Redoma.com
To Do List – Por que é importante ter a sua? | JRM
Durkheim e a importância de fazer listas | Contrapontuando
3 programas e apps que ajudam na rotina de qualquer Homme Officer | Guaja.cc